Persaandacht voor jouw actie is altijd leuk meegenomen én verhoogt je opbrengst. Hoe kun je daar zelf mee voor zorgen? Mediakenner Koen Van den Broeck van Ethicom geeft enkele tips.
Er zijn tal van kranten, infobladen, advertentiebladen, nieuwswebsites, radio- en tv-zenders die lokaal of regionaal nieuws brengen. Breng in kaart welke kanalen nieuws brengen over jouw gemeente: vraag een perslijst op bij de lokale communicatieambtenaar, vraag raad aan bevriende verenigingen of snuffel zelf even rond in de bibliotheek of op internet.
Zoek een prikkelende titel (onderwerpregel van je e-mail) die nieuws bevat en kernachtig zegt waarover jouw bericht gaat. Bijvoorbeeld: 'De Vrolijke Vrienden doen recordpoging ten voordele van Kom op tegen Kanker'. Geef in de eerste alinea van je persbericht daarna meteen antwoord op de zogenaamde 5 W’s en 1 H: wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe? Geef bijkomende informatie in de volgende alinea’s, zonder uit te weiden over details die niet ter zake doen. Hou je persbericht bondig en to the point zodat de redactie zeker jouw kernboodschap overneemt. In de tekst kun je eventueel verwijzen naar een website voor meer informatie.
Journalisten staan dikwijls onder zware tijdsdruk. Hoe minder werk ze aan het artikel over jouw actie hebben, hoe beter. Help hen tijd te winnen: plak je persbericht in een e-mailbericht zodat ze geen bijlage moeten openen en lever een tekst aan die klaar is voor publicatie. Geef niet aan dat de prioriteit van je e-mailbericht hoog is, journalisten bepalen zelf graag de prioriteit.
Bezorg journalisten zeker ook al een foto of video die ze bij het artikel kunnen publiceren. In je e-mailbericht kun je bijvoorbeeld al een foto in lage resolutie plaatsen. Daarbij kun je verwijzen naar een downloadlink waar de journalisten het beeld of filmpje in hoge resolutie kunnen vinden. Zo vermijd je dat je zware bijlages aan je e-mail moet toevoegen.
Sta stil bij het effect dat je wilt bereiken. Wil je volk lokken, wil je mensen bedanken of zoek je nieuwe vrijwilligers?
Er gaat niets boven persoonlijk contact. Maak een lijst van de lokale correspondenten, met telefoonnummer en e-mailadres. Ook daarbij kan de lokale communicatieambtenaar je ongetwijfeld helpen. Ga naar gelegenheden waar je persoonlijk kennis kunt maken met je perscontacten.
Spreek in je actiecomité af wie de persrelaties opvolgt. Op die manier is voor alle actievoerders duidelijk wie de perslijst up-to-date houdt, wie de persberichten verstuurt en opvolgt en wie de pers te woord staat. Ook voor de media is het interessant om één aanspreekpunt te hebben.
Bedenk op voorhand wat je kwijt wilt als een journalist jou opbelt of naar jouw actie komt. Sta even stil bij het effect dat je wilt bereiken als er iets gepubliceerd of uitgezonden wordt over jouw actie. Wil je vooral benadrukken hoe mensen geld kunnen storten? Wil je vooral volk lokken naar je evenement? Wil je vooral mensen bedanken die de actie al gesteund hebben en hen zo aanmoedigen om dit een volgende keer opnieuw te doen? Ben je op zoek naar nieuwe vrijwilligers? Geef antwoorden die het beoogde effect versterken.
Bereid de journalist of redacteur voor op je persbericht door hem of haar vooraf even op te bellen. Leg kort uit wat er op stapel staat en vertel dat er een mail op komst is. Dat telefoongesprek vergroot de kans dat jouw mail opvalt tussen de tientallen mails die redacties dagelijks ontvangen. Is je persbericht (nog) niet gepubliceerd? Neem opnieuw de telefoon en pols voorzichtig of er nog een kans is dat dit wel gebeurt. Let wel: met verontwaardiging kom je geen stap verder, blijf beleefd en begripvol! En heb een antwoord klaar op de vraag 'Waarom zouden we dit moeten publiceren?'