1. Wat, waar en wanneer

De Col op voor Kom op tegen Kanker is een sportief evenement dat plaatsvindt op 24 augustus 2024 in Les Saisies in Frankrijk. Het doel is om Les Saisies op eigen tempo te beklimmen, een stevige klim van meer dan 1000 hoogtemeters. Het vertrekuur wordt uiterlijk 2 weken voor het event bekendgemaakt. Last-minute wijzigingen zijn echter mogelijk.

2. Inschrijving en deelnemers

2.1 De inschrijvingen voor de tweede editie in augustus 2024 gaan van start in de loop van september 2023. Inschrijven kan via decolop.be tot 1 mei 2024 of tot wanneer de maximumcapaciteit behaald is. Indien de maximumcapaciteit bereikt wordt, legt Kom op tegen Kanker een wachtlijst aan.

2.2 De teamverantwoordelijke zorgt voor de opvolging van de deelname van het team en is verantwoordelijk dat alle deelnemers deze voorwaarden naleven. Een teamverantwoordelijke is minstens 18 jaar. De teamverantwoordelijke is al dan niet ook deelnemer.

2.3 Deelnemers aan de Col op dienen minimum 16 jaar te zijn of te worden in het jaar van deelname. Deelnemers die 16 of 17 jaar zijn of 18 worden in het jaar van deelname hebben toestemming nodig van hun ouders of wettelijke voogd om zich in te schrijven.

2.4 Een team bestaat uit minstens 1 deelnemer. Er is geen bovengrens voor het aantal deelnemers in een team.

2.5 De gegevens van elke deelnemer, inclusief rechtstreekse contactgegevens, worden op het moment van inschrijving volledig aan Kom op tegen Kanker doorgegeven.

2.6 Er kunnen nog tot 1 mei 2024, of tot wanneer de maximumcapaciteit behaald is, extra deelnemers toegevoegd worden aan een team.

2.7 Een deelnemer kan zich laten vervangen door een nieuwe deelnemer.

2.8 Elke deelnemer dient een medisch attest voor te leggen; dat is verplicht voor deelname aan een sportief evenement in Frankrijk. Het medisch attest van de deelnemer mag maximum één jaar oud zijn op 24 augustus 2024 en moet voor 31 mei 2024 ingediend worden. Het medisch attest moet uitgereikt zijn door een sportarts die verbonden is aan de Vereniging voor Sport- en keuringsartsen. Vind een sportarts in jouw buurt via deze link.

2.9 Elke deelnemer (inclusief een mogelijks vervangende deelnemer) is op de hoogte van deze voorwaarden en gaat ermee akkoord. Elke deelnemer houdt zich aan de voorschriften die voor de Col op van toepassing zijn. De teamverantwoordelijke is verantwoordelijk om teamleden op de hoogte te brengen van deze voorwaarden.

3. Deelnamegeld

3.1 Elke individuele deelnemer moet deelnamegeld overmaken aan Kom op tegen Kanker:

• Organisatiekost: 200 euro inclusief btw. Dit is een persoonlijke bijdrage per deelnemer waar geen fondsenwerving of fiscaal attest tegenover staat. De organisatiekost heeft betrekking tot deelname aan het event. Vervoer en verblijf zijn niet inbegrepen. Te betalen ten laatste op 31 mei 2024 via overschrijving op BE73 7333 3333 3860 (Bic: KREDBEBB) met vermelding van de actiecode en naam van de deelnemer.
• Startgeld: 2000 euro fondsen: bestaande uit giften en actiegeld. Zie bij punt 5 voor de voorwaarden. De fondsen dienen ten laatste 3 weken voor de start van het evenement verzameld te zijn en op de rekening van Kom op tegen Kanker te staan. Indien dat niet gebeurd is, zal deelname van de deelnemer(s) geweigerd worden en zal een team uit de reservelijst in de plaats kunnen deelnemen. Fondsen kunnen overgemaakt worden via de steunknop op de actiepagina of via overschrijving op rekeningnummer BE37 4300 2844 4128 (Bic: KREDBEBB)
  • Met vermelding van de actiecode + toevoeging “Gift” in geval van een donatie met recht op een fiscaal attest
  • Met toevoeging “Actie” of “Event” in geval van het overmaken van actiegelden of collectegelden

3.2 Fondsenwerving gebeurt op teamniveau. 

3.3 Als de fondsenwerving van een team heel vlot verloopt, kun je aanvragen om nog bijkomende fietsers toe te voegen aan je team, zolang de Col op voor Kom op tegen Kanker niet volzet is. Voor wat betreft eventuele bedragen ontvangen per team boven de genoemde startgelden:

A. Kan het team uiterlijk op 31 oktober in het jaar van deelname een aanvraag indienen om het overschot van maximaal 1 deelnamegeld over te dragen
• ofwel voor een deelname aan de Col op van het jaar nadien.
• ofwel voor een deelname* aan de 100km-run of de 1000 km van het jaar nadien.

* In dat geval geldt het deelnamegeld van de 100km-run/1000 km. Om te kunnen overdragen tussen de Col op en de 100km-run of 1000 km op dienen beide teams te worden geleid door eenzelfde teamverantwoordelijke.

Kom op tegen Kanker zal het team uiterlijk 30 dagen later laten weten of de aanvraag al dan niet werd aanvaard. Eens aanvaard is deze overdracht definitief en niet meer omkeerbaar. De overdracht zal na het verstrijken van de deadline zichtbaar worden op de teampagina.

Indien er na aftrek van een aanvaarde overdracht van 1 deelnamegeld nog een saldo overblijft, wordt het blijvende overschot de facto als actiegeld ten voordele van Kom op tegen Kanker geregistreerd en kan het later niet meer aangewend worden als aanbetaling voor een of andere deelname.

Organisaties die meerdere fietsers inschrijven zullen qua overdrachtsmogelijkheden in hun geheel beoordeeld worden. Hier is het totaal overdraagbare bedrag: deelnamebedrag één fietser x aantal deelnemende fietsers van dezelfde organisatie van de afgelopen editie. Wanneer een organisatie zich opnieuw inschrijft met minder fietsers dan afgelopen editie, geldt het aantal deelnemende fietsers voor de nieuwe editie.
Het is mogelijk om reeds tijdens het innen van gelden voor een deelname aan de Col op gelden over te dragen voor een deelname aan de 100km-run of de 1000 km. Voorwaarde is dat de aanvraag en goedkeuring hiertoe gebeuren ten laatste 8 weken voor het plaatsvinden van de 100km-run/1000 km.

B. Kan een overdracht maar éénmalig gebeuren. Bijgevolg zal een overdracht van jaar n naar jaar n+1 moeten ‘opgebruikt’ worden voor een deelname in jaar n+1. Elke verdere overdracht komende van gelden in jaar n kunnen niet verder overgedragen worden.

C. Zullen overschotten waarvoor geen overdracht aangevraagd of toegekend werden, waarvoor een overdracht niet mogelijk was of niet tijdig ‘opgebruikt’ werden, als actiegelden ten voordele van Kom op tegen Kanker aangewend worden. Deze overschotten kunnen later niet meer aangewend worden als aanbetaling van een of andere deelname.

Ook een team dat niet kan deelnemen aan een editie heeft het recht om het al ingezamelde bedrag max. één keer over te dragen volgens de bovenstaande regels.

3.4 Vroegtijdige beëindiging van de Col op geeft geen recht op een verminderd deelnamegeld.

4. Organisatiekost

Inbegrepen in de organisatiekost van 200 euro:

• Sportief voorbereidingstraject met trainingsschema’s
• Een kick-off evenement in het voorjaar van 2024
• Vrijdagavond
  • Pastaparty (excl. drank)
• Zaterdag: Beklimming van Les Saisies
  • Startpakket
  • Op een autoluw parcours
  • Onder begeleiding van wegkapiteins
  • Lunch (excl. drank) en bevoorrading
  • Avondmaal (excl. drank)
  • Avondfeest
  • Beleving op en naast het parcours en in het rennersdorp
  • Live tracking
  • Foto’s en video’s
  • Technische ondersteuning voor je fiets. (Zie ook punt 6)
  • Medische bijstand
  • Verzekering lichamelijke schade tijdens de fietstocht. (Zie ook punt 8)
• Maak op vrijdag of zondag zelf een tochtje
  • Uitgestippelde GPX-routes voor sportievelingen en/of recreanten

5. Fondsenwerving

Een team kan de nodige fondsen inzamelen door middel van giften en het opzetten van eigen acties. De teamverantwoordelijke ontvangt na inschrijving een attest van deelname, waarmee hij/zij kan aantonen dat hij/zij als actievoerder geld inzamelt voor Kom op tegen Kanker. Alle teamleden worden officieel erkend als actievoerders ten voordele van Kom op tegen Kanker. Zij en eventuele andere leden van hun actiecomité gaan akkoord om:

5.1 Enkel activiteiten te organiseren die passen binnen de waarden, filosofie en doelen van Kom op tegen Kanker.
 
5.2 Kom op tegen Kanker informatie te bezorgen over de fondsenwervende activiteiten die ze organiseren. Dat kan door hun activiteit(en) aan te kondigen op hun teampagina op decolop.be. Kom op tegen Kanker heeft het recht te vragen om een activiteit te wijzigen of te schrappen indien ze niet strookt met de waarden en doelen van Kom op tegen Kanker.
 
5.3 Niet naar voren te treden als Kom op tegen Kanker, maar in eigen naam of als vereniging. Je neemt er kennis van dat het logo en de naam van Kom op tegen Kanker de exclusieve eigendom zijn van Kom op tegen Kanker en enkel mogen worden gebruikt op voorwaarde dat duidelijk wordt aangegeven (op promotiemateriaal en door vertoon op aanvraag van dit attest) dat het gaat om een actie voor Kom op tegen Kanker. Als actievoerder ‘zet je je in voor’ of ‘organiseer je een actie ten voordele van’ Kom op tegen Kanker, maar treed je niet op als Kom op tegen Kanker.
 
5.4 Fondsenwervende activiteiten op volledig onbezoldigde basis te organiseren. Je verbindt je ertoe geen opdrachten tegen vergoeding of bezoldiging toe te vertrouwen aan personeel in dienst, direct of indirect, behalve na uitdrukkelijk en schriftelijk akkoord van Kom op tegen Kanker.
 
5.5 Erover te waken dat alle vrijwilligers die bij de activiteiten worden betrokken, alle voorzorgen nemen om ongevallen te voorkomen en dat ze geen daden stellen die gevaarlijk kunnen zijn. Kom op tegen Kanker voorziet voor zijn actievoerders in sommige gevallen een verzekering. In andere gevallen doe je er goed aan om zelf een verzekering te nemen. Meer info via deze link.
 
5.6 De richtlijnen over aftrekbare giften stipt na te leven (i.k.v. artikel 104 van het Wetboek van Inkomstenbelastingen 1992). Giften zijn vanaf 40 euro per jaar fiscaal aftrekbaar op voorwaarde dat:

• Er geen tegenprestatie tegenover staat (bijv. deelname aan een activiteit, tombola, levering van een goed of dienst, promotionele aandacht,…)
• Het gestorte bedrag alleen van de donateur in kwestie komt, en niet de opbrengst van een collectieve geldinzameling vertegenwoordigt.
• De gift moet rechtstreeks van de donateur aan Kom op tegen Kanker worden overgemaakt, zonder tussenkomst van derden.

Meer info over het verschil tussen een actie en een gift.

5.7 Het attest van officiële actievoerder onmiddellijk terug te bezorgen als Kom op tegen Kanker gebruikmaakt van zijn exclusief recht om eenzijdig een einde te maken aan de samenwerking.

6. Annulering

6.1 Annulering door Kom op tegen Kanker:

• Kom op tegen Kanker betaalt de organisatiekost van 200 euro incl. btw per deelnemer terug.
• Afhankelijk van de omstandigheden en mogelijkheden op dat moment wordt de fondsenwerving bekeken.

6.2 Annulering door de deelnemer:

• T.e.m. 31 mei 2024: de organisatiekost van 200 euro incl. btw wordt terugbetaald, ongeacht de reden.
• Vanaf 1 juni 2024: de organisatiekost van 200 euro incl. btw wordt niet terugbetaald.
• Onafhankelijk van het tijdstip van annulering: ingezamelde fondsen kunnen maximum 1 keer overgedragen worden naar de volgende editie met een maximum van 2000 euro per deelnemer. Het team kan ook beslissen om het geld aan Kom op tegen Kanker over te dragen voor biomedisch onderzoek.

Een annulering stuur je schriftelijk of via e-mail aan decolop@komoptegenkanker.be.

7. Materiaal en kledij

7.1 Het dragen van een fietshelm is verplicht tijdens de beklimming op zaterdag.

7.2 Volgend type fietsen zijn toegestaan

• Koersfiets
• Mountainbike

Ook sportieve elektrische koersfietsen of mountainbikes zijn welkom.

7.3 Alle materiaal moet goed onderhouden zijn.

8. Verzekering en aansprakelijkheid

8.1 Elke deelnemer neemt op eigen verantwoordelijkheid deel aan het evenement. Kom op tegen Kanker verzekert elke deelnemer tegen lichamelijke ongevallen tijdens de beklimming op 24 augustus. Kom op tegen Kanker kan voor geen enkele andere schade, uitgezonderd lichamelijke ongevallen tijdens het fietsevent op 24 augustus, aangesproken worden.

8.2 Kom op tegen Kanker raadt aan om een eigen reis- en bijstandsverzekering af te sluiten. Kosten voor repatriëring en annulering zijn niet gedekt en moeten door de deelnemer zelf te worden verzekerd.

9. Gegevens en privacy

Elke deelnemer gaat ermee akkoord om:

9.1 Op de hoogte te zijn en ermee akkoord gaan dat Kom op tegen Kanker tijdens de Col op sfeerbeelden kan maken. Deze beelden kunnen gebruikt worden in de communicatie van Kom op tegen Kanker. Wie liever niet in beeld komt, kan dat ter plaatse melden aan de fotograaf/cameramedewerker.

9.2 Op de hoogte te zijn dat je je rechten m.b.t. persoonsgegevens – o.a. het corrigeren, verwijderen, controleren, overdragen, toegang verlenen, zich verzetten tegen het gebruik of een beperking van gebruik vragen - kunt raadplegen in het privacybeleid van Kom op tegen Kanker en ons hierover kunt contacteren via info@komoptegenkanker.be of 02 227 69 60.

Kom op tegen Kanker garandeert dat persoonsgegevens bij ons in goede handen zijn en met de nodige vertrouwelijkheid worden behandeld.

9.3 Op de hoogte te zijn dat Kom op tegen Kanker tijdens de Col op gebruik kan maken van technieken om hun precieze locatie te achterhalen. Deelnemers gaan akkoord dat Kom op tegen Kanker deze locatie realtime kan volgen (live tracking) en deze gegevens kan opnemen in een bestand, kan doorgeven aan derden of online kan publiceren (website, sociale media en mobiele applicaties).

10. Datum ingang van dit reglement

10 september 2023